Gestión de activos del centro de datos: mejores prácticas para la eficiencia

Riesgos operativos comunes derivados de una gestión inadecuada de los activos del centro de datos

Desde mi experiencia práctica apoyando a clientes de infraestructura en colocation e infraestructura alojada en múltiples regiones, yo ’hemos observado muchos problemas incidentales causados por deficiencias en la gestión de activos del centro de datos. Muchos equipos de instalaciones siguen utilizando métodos manuales para rastrear los activos del centro de datos (por ejemplo, hojas de cálculo o registros en papel). La falta de un método automatizado para rastrear dichos activos puede provocar desviaciones en los datos. A medida que los activos se trasladan, sustituyen o retiran, los registros pueden perder progresivamente su alineación con el estado real del centro de datos.

Un ejemplo de esto fue un cliente de colocation que ampliaba sus bastidores arrendados. El cliente utilizaba métodos manuales de registro para la gestión de activos del centro de datos. Cuando se enviaba nuevo hardware arrendado al cliente, técnicos de campo acudían para realizar tareas de movimiento, adición o modificación en el bastidor arrendado. Sin embargo, el sistema centralizado de gestión de inventario a menudo no se actualizaba de forma oportuna, lo que provocaba una pérdida de alineación entre el estado real del centro de datos y el sistema de gestión.

Los operadores no pudieron verificar las ubicaciones exactas de un gran grupo de activos de inquilinos tras varios trimestres. La planificación de la capacidad se volvió difícil y el tiempo de respuesta para resolver fallos de hardware aumentó. Posteriormente adoptaron nuestra solución DCIM para reconstruir su inventario unificado de activos, incluyendo la colocación física en racks, las dependencias eléctricas y los registros de mantenimiento preventivo, todo dentro del mismo sistema. Esto resolvió gradualmente la confusión durante la sustitución de hardware de los inquilinos y mejoró la calidad del servicio prestado a sus clientes.

Esta experiencia es comparable a la descrita en «Avanzando la gestión de infraestructuras de centros de datos (DCIM) mediante la integración de equipos de TI», en la serie ASHRAE Datacom de ASHRAE. Este recurso se alinea con los desafíos que identificamos respecto a la imposibilidad de acceder a vistas coherentes de todos los activos en un centro de datos y los riesgos que esto genera tanto para centros de datos de alojamiento compartido (colocation) como para centros de datos empresariales. Una gestión eficaz de activos en centros de datos brinda a los planificadores de capacidad y a los gestores de control de cambios herramientas que garantizan la disponibilidad de recursos suficientes para atender solicitudes de servicio y evitan interrupciones no programadas, especialmente en centros de datos multiarrendatario. .

Fundamentos funcionales básicos de la gestión estructurada de activos en centros de datos

Al trabajar directamente con clientes de infraestructura alojada y de colocalización en múltiples regiones, he presenciado numerosos incidentes relacionados con una mala gestión de activos dentro de las instalaciones de centros de datos. He encontrado equipos de instalaciones que aún utilizan hojas de cálculo o registros impresos locales para hacer un seguimiento del hardware informático, los componentes de alimentación y los componentes de refrigeración. Con frecuencia, estos registros no reflejan las configuraciones actuales del centro de datos.

Un ejemplo de esto fue un proyecto de colocalización en el que un proveedor regional de servicios de alojamiento amplió los bastidores de sus inquilinos dentro de su instalación y confió en registros manuales para gestionar los registros de activos. Cuando se enviaba nuevo hardware para los inquilinos, los técnicos de campo realizaban diversas tareas para aprovisionar dicho hardware sin actualizar el inventario centralizado para reflejar la configuración real del centro de datos.

Tras varios trimestres, los operadores no pudieron confirmar con exactitud la ubicación de los dispositivos, el consumo eléctrico y el estado de la garantía de una gran parte de los activos de los inquilinos. La planificación de la capacidad se volvió difícil y la resolución de incidencias se ralentizó cuando surgían fallos inesperados en el hardware. Finalmente, el operador implementó nuestra solución de DCIM para crear un inventario unificado de activos, registrar la ubicación física de los equipos en los racks, documentar las relaciones de alimentación y dependencia, así como los registros de mantenimiento, entre otras funcionalidades. Con ello, comenzó a sistematizar y simplificar la renovación del hardware de los inquilinos y a mejorar la calidad del servicio que ofrecía a sus clientes de colocation.

Este ejemplo sigue los ejemplos descritos en el documento «Advancing DCIM with IT Equipment Integration» de ASHRAE y los desafíos experimentados tanto por centros de datos empresariales como por centros de datos de alojamiento compartido debido a la incapacidad de gestionar de forma fiable los activos del centro de datos. Destaca que la gestión de activos del centro de datos ayuda a las instalaciones a planificar y responder eficazmente a los cambios en la infraestructura, para cumplir con los requisitos de gestión de capacidad y de cambios en un entorno multiusuario donde la propiedad del equipo se comparte entre múltiples clientes.

Mejoras de flujo de trabajo y procesos para reforzar la gestión de activos del centro de datos

Incluso las herramientas más capaces no pueden ofrecer todo su valor sin flujos de trabajo estandarizados de apoyo para la gestión de activos en centros de datos. Muchas instalaciones invierten en software de gestión, pero mantienen procedimientos informales y poco estructurados en el campo. Los ajustes manuales realizados in situ se llevan a cabo sin registrar formalmente un incidente, el nuevo hardware se despliega antes de crear las entradas correspondientes en el inventario y los dispositivos retirados siguen apareciendo en el inventario mucho después de su eliminación física. Estos hábitos degradan progresivamente la calidad de los datos, independientemente de lo avanzada que sea la plataforma de apoyo.

Al trabajar con varios clientes de colocation, nuestro equipo de ingeniería normalmente sugiere tres ajustes prácticos del proceso. Primero, aplicar flujos de trabajo de movimientos, adiciones y cambios gestionados mediante tickets. Cualquier instalación, reubicación o descomisión de hardware desencadena actualizaciones correspondientes de los registros de activos dentro del sistema DCIM antes y después de que finalice el trabajo en sitio. Segundo, programar ciclos periódicos de reconciliación física de activos. Los técnicos realizan verificaciones puntuales entre el hardware físico en los racks y los registros digitales de activos, corrigiendo las discrepancias antes de que se acumulen. Tercero, definir conjuntos claros de permisos basados en roles dentro de la plataforma de gestión. Distintos grupos de personal —incluidos técnicos de campo, representantes de soporte a inquilinos y analistas de planificación— obtienen ámbitos de acceso adecuados, evitando modificaciones no autorizadas en conjuntos de datos críticos de activos.

Nuestro sistema DCIM respalda estos requisitos de proceso mediante controles de permisos integrados, registro de auditoría y funciones que ayudan a la conciliación. En escenarios de colocalización, la información de activos relacionada con los inquilinos puede separarse lógicamente, de modo que cada cliente alojado pueda ver su propio conjunto de activos asignados sin acceder a los registros de otros inquilinos. Esta separación ayuda a los proveedores de servicios de alojamiento a cumplir con las expectativas de aislamiento de datos comunes entre los clientes empresariales de colocalización. Todas las funciones de la plataforma pasan por una verificación completa de características durante las fases de pruebas en fábrica. Al entregarse a los clientes, el sistema incluye documentación de configuración y orientación sobre flujos de trabajo para acelerar la adopción in situ de rutinas sólidas de gestión de activos de centros de datos.

Planificación de capacidad y calidad del servicio para inquilinos impulsadas por la gestión de activos de centros de datos

La información bien gestionada sobre los activos de un centro de datos ofrece múltiples beneficios para los proveedores de servicios de centros de datos, más allá de la mera gestión de riesgos. Una información precisa sobre los activos permite a los operadores de centros de datos predecir la capacidad disponible de espacio, energía y refrigeración, y ayuda a gestionar los recursos consumidos frente a los disponibles. El conocimiento de los recursos disponibles permite a los gestores de centros de datos tomar decisiones inteligentes respecto a nuevos compromisos con clientes y reduce la posibilidad de sobrecomprometer los recursos. La ausencia de información fiable sobre los activos puede provocar que los gestores de centros de datos sobrecomprometan inadvertidamente los recursos disponibles y, potencialmente, pongan en riesgo la infraestructura de los inquilinos.

Nuestro sistema DCIM utiliza la información de los activos para ofrecer visibilidad sobre la capacidad disponible en los racks, las zonas de alimentación eléctrica y las zonas de refrigeración. Los gestores de instalaciones pueden visualizar cómo el equipo desplegado por los inquilinos ocupa el margen disponible de recursos y planificar dónde se puede instalar nuevo equipo de los inquilinos. Cuando los clientes de colocation solicitan espacio en rack, los equipos de planificación y los gestores de instalaciones utilizan nuestro sistema DCIM para determinar si la instalación existente puede soportar el nuevo pedido o si es necesario ampliarla.

La gestión adecuada de los activos del centro de datos contribuye a gestionar eficazmente las solicitudes de soporte de los inquilinos. Cuando se registra una solicitud de soporte por un equipo que presenta un comportamiento anómalo, el personal de soporte puede recuperar la información del activo —incluida la fuente de alimentación del equipo, su historial de mantenimiento y su historial de instalación— mediante nuestro sistema DCIM. La reducción del tiempo medio de reparación resulta significativa para los negocios de colocation, ya que les permite responder con rapidez a las necesidades de sus inquilinos en un mercado altamente competitivo.

Gobernanza del ciclo de vida a largo plazo y optimización continua para la gestión de activos de centros de datos

La gestión de activos de centros de datos implica hacer un seguimiento del equipo desde el momento de su adquisición, pasando por su implementación y su retirada. La gestión integral del ciclo de vida es importante porque diversos equipos experimentan cambios durante dicho ciclo, y descuidar su gestión en estas etapas puede ocasionar problemas. Los términos «activos fantasma» y «activos zombi» hacen referencia a equipos que ya han sido implementados y retirados, pero que aún figuran en el sistema de inventario. Los activos fantasma pueden provocar problemas con el stock de piezas de repuesto y con los informes de cumplimiento.

El sistema DCIM que ofrecemos permite hacer un seguimiento de los activos desde su adquisición hasta su fin de vida útil. Los usuarios pueden supervisar las garantías, los programas de mantenimiento preventivo y el estado de retiro de los activos. El sistema incluye un registro de auditoría para los registros posteriores a la retirada de un activo de un centro de datos. Asimismo, el sistema permite a los inquilinos de centros de datos compartidos gestionar distintos activos de sus clientes dentro de su centro de datos.

Cuando se implementa un sistema DCIM en un centro de datos, nuestro equipo ofrece formación e instrucciones sobre las mejores prácticas para garantizar que el sistema funcione según lo previsto. Nuestro equipo también brinda soporte remoto para mejorar los procesos de gestión de activos del centro de datos. Buenas prácticas en la gestión de datos de activos permiten a los operadores de centros de alojamiento seguir atendiendo a sus clientes y recopilar información útil que les ayude a tomar decisiones informadas sobre dónde asignar su capital en el futuro.

Preguntas frecuentes

P1: ¿Cuáles son los principales riesgos asociados a una mala gestión de activos en centros de datos para operadores de colocation?

R: Un inventario desactualizado provoca cálculos erróneos de capacidad, respuestas más lentas ante incidencias y confusión en los registros de hardware de los inquilinos. Estos problemas afectan la fiabilidad del servicio y la satisfacción del cliente en instalaciones de alojamiento.

P2: ¿Qué capacidades clave debe ofrecer un sistema fiable de DCIM para la gestión de activos en centros de datos?

A: Las capacidades fundamentales incluyen inventario unificado de activos, mapeo de posiciones en bastidores, historial de auditoría de movimientos, adiciones y cambios, mapeo de dependencias eléctricas y separación de acceso basada en roles para entornos de colocalización multiarrendatario.

P3: ¿Puede el sistema DCIM importar registros existentes de activos desde hojas de cálculo durante la implementación inicial?

A: Sí. Nuestro sistema DCIM admite la importación masiva de activos para acelerar la configuración inicial. No obstante, sigue siendo necesaria una reconciliación física manual tras la importación, a fin de alinear los registros digitales con las condiciones reales del hardware instalado en sitio.

P4: ¿Cómo mejora una buena gestión de activos del centro de datos la experiencia de los arrendatarios en colocalización?

A: Datos precisos sobre los activos agilizan la resolución de incidencias, clarifican la asignación de recursos y respaldan informes transparentes de capacidad. Los arrendatarios obtienen una visibilidad más clara de su propio hardware desplegado dentro del espacio compartido de la instalación.

P5: ¿La gestión de activos del centro de datos funciona únicamente en centros de datos de gran escala?

A: No. Tanto los sitios de alojamiento compartido más pequeños como las salas informáticas empresariales se benefician del seguimiento estructurado de activos. Las funciones de DCIM pueden escalarse según la cantidad real de activos, sin necesidad de una actualización masiva obligatoria del hardware.